Cariler arası virman, özellikle birden fazla cari hesapla çalışan işletmelerin finansal yönetiminde sıkça kullanılan önemli bir işlemdir. Peki cariler arası virman nedir, neden yapılır ve nasıl gerçekleştirilir? Bu blog yazısında, cariler arası virmanın tüm detaylarına yer vererek, hem muhasebe kayıtlarını hem de pratik uygulama adımlarını ele alıyoruz.
Öncelikle kavramları netleştirmek gerekir. Cari hesap, işletmenin müşteri, tedarikçi veya diğer kişi/kurumlarla olan borç ve alacak ilişkisini izlediği hesaplardır. Her müşteri veya tedarikçi için ayrı ayrı açılan bu hesaplar, borç-alacak hareketlerinin düzenli bir şekilde takibini sağlar.
Virman, bir hesapta bulunan değerin başka bir hesaba aktarılması anlamına gelir. Dolayısıyla cariler arası virman, bir cari hesapta bulunan borç veya alacak tutarının başka bir cari hesaba aktarılması işlemidir. Bu işlem, çoğunlukla grup firmaları, aynı kişiyle ilişkili farklı cariler veya borç-alacak dengelemesi amacıyla yapılır.
Aynı kişi veya kurum adına açılmış birden fazla hesabı dengelemek,
Muhasebe kayıtlarını sadeleştirmek,
Ödeme/tahsilatların takibini kolaylaştırmak,
Yanlış yönlendirilmiş tahsilat/ödeme işlemlerini düzeltmek.
Virman yapılacak carilerin, işlem açısından birbiriyle ilişkili olup olmadığı belirlenmelidir. Aynı kişiye ait farklı firmalar veya aynı grup içerisindeki şirketler bu kapsamda değerlendirilir.
Her virman işleminin geçerli ve belgeye dayalı bir gerekçesi olmalıdır. Bu, muhasebe ve denetim açısından önemlidir. Örneğin:
Yanlış yapılan bir ödeme,
Aynı kişiye ait iki firmaya yapılan tahsilat,
Grup şirketleri arasındaki borç devri.
Virman işlemini belgelendirmek için muhasebe sistemlerinde "virman fişi" düzenlenmelidir. Bu fişin üzerinde:
İşlem tarihi
Açıklama
Aktarılan tutar
İlgili cariler yer almalıdır.
Özellikle büyük tutarlı virman işlemleri için, ilgili taraflardan yazılı onay veya mutabakat alınması önerilir. Bu, ileride doğabilecek uyuşmazlıkların önüne geçer.
Belgelendirme: Her virman işlemi mutlaka belgeye dayalı olmalıdır.
İç kontrol mekanizması: Yetkisiz kişilerin virman yapmasını önleyecek kontroller kurulmalıdır.
Vergisel Etkiler: Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Gelir/Kurumlar Vergisi açısından değerlendirme yapılmalıdır. Bazı durumlarda transfer fiyatlandırması kapsamına girilebilir.
Muhasebe programı kullanımı: Dijital ön muhasebe yazılımları sayesinde virman işlemleri daha düzenli ve hatasız yapılabilir.
Gelişmiş ön muhasebe yazılımları sayesinde cariler arası virman işlemleri tek tıkla gerçekleştirilebiliyor. İDURUM gibi bulut tabanlı sistemlerde;
Cariler arası transfer menüsü üzerinden işlem yapabilir,
Virman fişi otomatik oluşturulur,
Muhasebe kayıtları sistem tarafından yapılır,
İşlemler anında raporlanabilir.
Bu sayede hem zaman tasarrufu sağlanır hem de muhasebe süreçlerinde hata payı minimize edilir.
Cariler arası virman, küçük gibi görünse de doğru yapılmadığında büyük muhasebe ve vergi sorunlarına yol açabilir. İşlemler her zaman belgeli, gerekçeli ve sistemli şekilde yürütülmelidir. Doğru muhasebe programları ve uzman desteğiyle bu süreçler oldukça pratik hale gelir.
