Dijitalleşen ticaret dünyasında, kağıt belge kullanımının yerini elektronik belgeler almaya başladı. Bu süreçte e-fatura, e-arşiv gibi uygulamaların ardından karşımıza çıkan kavramlardan biri de e-irsaliye oldu. Özellikle mal sevkiyat sürecinin dijital ortama taşınmasıyla birlikte e-irsaliye nedir, nasıl kullanılır, kimler için zorunludur gibi sorular da gündeme gelmeye başladı. Bu blog yazısında e-irsaliye ile ilgili tüm detayları anlaşılır bir şekilde yer verdik.
E-irsaliye, kağıt sevk irsaliyesinin elektronik ortamda hazırlanıp, gönderilmesi ve saklanmasını sağlayan dijital bir belgedir. Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509) ile hayata geçirilen bu uygulama sayesinde sevk işlemleri dijital ortamda yönetilebilmekte ve fiziksel belge zorunluluğu ortadan kalkmaktadır.
| Özellik | Kağıt Sevk İrsaliyesi | E-İrsaliye |
|---|---|---|
| Fiziksel Belge Zorunluluğu | Vardır | Yoktur |
| Saklama | Dosyalarda fiziksel olarak | Elektronik ortamda |
| İbraz | Manuel olarak gösterilir | Elektronik ortamda sistem üzerinden ibraz |
| Güvenlik | Takip zorluğu olabilir | Doğrulama ve kontrol kolaylığı |
E-İrsaliye'nin Amacı Nedir?
Kağıt israfını azaltmak
Sevk sürecini hızlandırmak
Belge güvenliğini artırmak
Denetimlerde kolaylık sağlamak
Maliyetleri düşürmek
Kayıt dışı ekonomiyi önlemek
Kağıt, kargo ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırır.
Gerçek zamanlı takip imkanı sunar, sevk edilen ürünlerin durumu anlık olarak izlenebilir.
Denetim süreçleri hızlanır, maliye ve diğer denetim kurumları e-irsaliye sistemine kolayca erişebilir.
Yanlışlık ve hata oranı azalır, sistemsel doğrulamalarla hatalı belge düzenleme ihtimali minimuma iner.
Yasal yükümlülüklere daha kolay uyum sağlanır.
Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği kriterlere göre;
E-fatura uygulamasına dahil olan,
Yıllık cirosu belirli limitleri aşan firmalar (örneğin 2023 için 10 milyon TL ve üzeri),
Özel sektör işletmeleri ile kamu kurumlarına mal/hizmet sevki yapan firmalar,
e-irsaliye sistemine geçmekle yükümlüdür.
E-irsaliye düzenlemek için izlenmesi gereken adımlar şunlardır:
GİB E-İrsaliye sistemine kayıt olun.
Özel entegratör veya kendi bilgi işlem sisteminiz ile entegrasyon sağlayın.
E-imza veya mali mühür temin edin.
Sevk edilecek ürün bilgilerini sisteme girin.
Alıcıya elektronik ortamda gönderin ve onay sürecini takip edin.
Ürünlerin bir noktadan başka bir noktaya sevki sırasında,
Depolar arası transferlerde,
İade işlemlerinde,
Numune veya promosyon ürün gönderiminde,
Toptan veya perakende ürün sevkiyatlarında,
e-irsaliye düzenlenmesi gerekir.
E-irsaliye düzenlendikten sonra alıcı tarafından reddedilebilir. Bunun için sistem üzerinden belirli bir süre içinde red bildirimi yapılması gerekir. Aynı şekilde iptal işlemleri, sevk başlamamışsa gönderici tarafından yapılabilir.
E-irsaliye sistemine geçiş yapmak isteyen firmaların aşağıdaki gereksinimleri karşılaması gerekir:
E-fatura mükellefi olmak
E-imza ya da mali mühür sahibi olmak
GİB’in belirlediği entegratör firmalardan biriyle çalışmak veya kendi yazılımını geliştirmek
Elektronik ortamda belge yönetimini sağlayacak yazılım altyapısına sahip olmak
Web tabanlı ön muhasebe yazılımları, e-irsaliye sistemine entegre çalışarak kullanıcıların tek panel üzerinden sevk irsaliyelerini oluşturmasına, göndermesine ve arşivlemesine olanak tanır. Bu da işletmelerin operasyonel verimliliğini artırır.
Zorunlu olduğu halde e-irsaliye düzenlemeyen veya kağıt irsaliye kullanmaya devam eden işletmelere Vergi Usul Kanunu’na göre usulsüzlük cezaları uygulanabilir. Ayrıca, belge düzenlememe veya yanlış belge düzenleme durumunda hem satıcı hem alıcı ceza alabilir.
E-irsaliye, dijital dönüşüm sürecinde ticari belgelerin elektronik ortama taşınmasının önemli bir ayağını oluşturuyor. Gerek maliyet avantajı gerekse yasal uyumluluk açısından işletmelere büyük kolaylık sağlayan bu sistem, geleceğin ticaret anlayışının temel taşlarından biridir. E-fatura ve e-arşiv uygulamaları gibi, e-irsaliye de firmaların dijitalleşme yolculuğunda atması gereken adımlardan biridir.
E-irsaliye sistemine geçmek, sadece yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda işletmeniz için bir verimlilik stratejisidir.
İDURUM ön muhasebe yazılımı ile e irsaliye işlemlerinizi yapabilirisiniz
